Einen Firmenumzug planen – Was ist zu beachten?

Aktualisierung von Verzeichnissen und Registern: Stellen Sie sicher, dass die Einträge in Offline- und Online-Verzeichnissen, im Handelsregister, im Telefonbuch und den Gelben Seiten aktualisiert werden. Wenn erforderlich, überprüfen und aktualisieren Sie Online-Beiträge wie Google Maps und branchenspezifische Seiten.

Planen Sie Ihren Transport und fragen Sie eine Spedition, die sich auf Firmenumzüge spezialisiert hat, ob sie sich um die Beantragung von Halteverbotszonen kümmert.

Bestands- und Geräteverwaltung: Planen Sie den Transport empfindlicher Geräte und katalogisieren Sie Akten. Entscheiden Sie, welche Bereiche zuerst betreten oder geräumt werden sollen.

Finanzen und Versicherung: Vergleichen Sie die Kosten für den Packservice einer Spedition mit der Zeit, die Ihre Mitarbeiter benötigen würden, um zu packen. Gegebenenfalls sollten Sie eine zusätzliche Versicherung gegen Schäden am Transport abschließen.

Planen Sie die Renovierungsarbeiten für den alten und neuen Firmensitz. Sortieren Sie alte Akten und nicht mehr benötigte Büromöbel aus und katalogisieren Sie das vorhandene Inventar.

Es ist wichtig, alle Termine mit der Spedition, Handwerkern und externen Dienstleistern zu bestätigen.

Beauftragen Sie eine Firma für die Reinigung der alten und neuen Räume sowie der Treppenhäuser.

Besprechen Sie mit Ihrem ehemaligen Vermieter die Abrechnung der Heiz- und Nebenkosten und vereinbaren Sie Übergabetermine für die alten und neuen Firmenräume.

Organisieren Sie die Rückgabe von Schlüsseln und drucken Sie neue Werbematerialien mit der neuen Adresse.

Am Tag des Umzugs und danach sollten sowohl die alten als auch die neuen Räume auf Schäden überprüft werden. Es ist wichtig, nach dem Umzug Schäden zu melden, Geräte anzuschließen und den Umzug in der Steuererklärung anzugeben.

Für einen erfolgreichen Firmenumzug sind ein sorgfältiger Planungsprozess und eine klare Kommunikation erforderlich.